Como organizar uma conferência de imprensa virtual
Não procure mais do que uma conferência de imprensa na Casa Branca para ver qual o impacto que o COVID-19 está a ter na forma como as conferências estão a ser realizadas com medidas de distanciamento social em vigor.
As máscaras são obrigatórias e lugares vazios entre os repórteres na sala de reuniões e o ecrã de vídeo transmitindo perguntas de jornalistas que permanecem em casa.
Estes podem ser os sinais mais visíveis de como o vírus afetou as conferências de imprensa, mas de forma alguma são os únicos.
Impulsionadas pelo desejo de manter os repórteres seguros, muitas instituições começaram a usar aplicações de videoconferência para conferências de imprensa para que os convidados ou jornalistas possam assistir “virtualmente” através da internet e fazer perguntas sem pôr em causa a segurança uns dos outros e dos jornalistas que estão presentes.
Enquanto apps como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Slack e outras são frequentemente usadas, eles não têm muitas das ferramentas que os organizadores e produtores de conferências de imprensa, bem como os repórteres, precisam fazer o seu trabalho.
O mesmo acontece com outros tipos de conferências que se tornaram virtuais devido à pandemia, incluindo reuniões de acionistas virtuais, palestras universitárias ou reuniões corporativas.
Ferramentas de conferência virtual profissional vs. consumidor
Se a sua organização planeia fazer uma conferência de imprensa virtual, usar a ferramenta certa é essencial para o sucesso.
A TVU Networks oferece uma solução de videoconferência de nível profissional, que foi concebida para tornar as conferências de imprensa virtuais muito mais eficazes para qualquer pessoa com uma mensagem a comunicar e os jornalistas que o reportam.
Várias funcionalidades inerentes à TVU Partyline dão-lhe uma vantagem no Zoom, Skype e outros produtos similares de videoconferência ao consumidor.
A TVU Partyline fornece mix-menos,uma funcionalidade de áudio que silencia as vozes dos altifalantes no seu áudio de retorno. Por outras palavras, quem estiver a falar num dado momento poderá ouvir todos os outros na conferência que estão a falar, mas não a si próprio. Isso é importante porque sem o fazer, é fácil para um orador confundir-se ao ouvir a sua própria voz.
Além disso, a TVU Partyline foi concebida para garantir uma grande qualidade de vídeo. Qualquer um que tenha visto televisão nos últimos meses e visto convidados trazidos via Skype provavelmente testemunhou vídeo degradante em ocasiões devido a problemas de largura de banda.
Existem várias razões pelas quais a largura de banda flutuante tem este efeito, mas o mais importante é que ferramentas como o Skype dão prioridade para prevenir a latência percetível. A TVU Partyline,no entanto, aproveita a tecnologia patenteada inverse StatMux Plus (IS+) patenteada da TVU Networks para garantir uma excelente qualidade de vídeo e áudio sem qualquer latência percetível.
Outro benefício é a funcionalidade Modo de Conferência. Usando este modo, um produtor de uma conferência de imprensa virtual pode gerir membros da imprensa, priorizar perguntas recebidas, falar com repórteres individuais sem áudio ir a todo o corpo de imprensa, pedir aos jornalistas que são os próximos na fila para fazer a sua pergunta e adirá-los quando é a sua vez de fazer uma pergunta.
Ao mesmo tempo, a TVU Partyline permite ao produtor emitir instruções a todos os envolvidos no lado técnico da produção, a uma pessoa de produção individual ou mesmo à pessoa que realiza a conferência de imprensa — todas separadas e distintas do corpo de imprensa.
Escolher a configuração de conferência virtual certa
Use a tvu partyline sem produtor TVU se você:
- Basta produzir uma conferência de imprensa virtual;
- Deseja encomendar perguntas apresentadas;
- Quer dizer aos jornalistas que é a sua vez de fazer uma pergunta;
- Deseje falar independentemente da imprensa à sua equipa de produção e apresentadora;
- Pretende transmitir a conferência de imprensa em direto através de uma estação de TV. Fazê-lo é conseguido enviando o fluxo de saída da TVU Partyline para um recetor TVU onde é convertido em SDI para saída para uma infraestrutura de transmissão.
Use a TVU Partyline com o produtor tvu se desejar fazer tudo ou parte do acima e:
- Grave a sua conferência virtual e/ou ISO grave todos os membros da imprensa participantes;
- Distribua a sua conferência virtual nas redes sociais;
- Distribua a sua conferência virtual a mais de uma plataforma de redes sociais ao mesmo tempo;
- Integre a conferência virtual numa produção maior, como a reunião de acionistas virtuais de uma empresa na qual pretende integrar segmentos de vídeo pré-gravados.
De momento, a TVU Partyline não tem a capacidade de gravar vídeo e áudio por si só, nem pode distribuir vídeo nas plataformas das redes sociais. No entanto, estas capacidades são integrais ao produtor da TVU e são fáceis de usar juntamente com a TVU Partyline.
As melhores práticas de conferência virtual
A TVU Partyline torna simples convidar membros da imprensa, convidados ou qualquer outra pessoa para uma conferência virtual. Basta copiar e colar o seu número de identificação de conferência único e enviar por e-mail para os seus participantes. Lembre-se de indicar claramente no seu convite o fuso horário em que a conferência será realizada.
Sendo uma conferência de imprensa virtual, pode ser sensato aconselhar as pessoas que você está convidando para a largura de banda da internet que eles precisarão para tirar o máximo proveito do evento. Felizmente, não é muito no que diz respeito à TVU Partyline— mesmo com apenas 5Mbps de largura de banda no lado do download e 2Mbps para upload.
Em geral, é bom dar aos membros da imprensa pelo menos uma semana de aviso prévio antes de dar uma conferência de imprensa. No entanto, há muitas exceções. No espírito de melhor servir o público, um departamento de polícia ou uma agência de gestão de emergência pode querer realizar uma conferência de imprensa poucas horas depois de um evento, enquanto uma empresa que introduz um novo produto numa convenção pode ser melhor servida colocando no radar dos jornalistas mais cedo e convidando-os com um mês ou mais de antecedência.
Muitos recursos on-line podem guiá-lo na organização de uma conferência de imprensa, fornecendo conselhos sobre quando convidar a imprensa, a melhor hora para realizar uma conferência de imprensa e como gerir um evento. Alguns destes recursos incluem conselhos de SkillsYouNeed, Money.HowStuffWorks, OurCommunity e The Balance Small Business.
Ao contrário de uma conferência de imprensa no mundo real, o equivalente virtual requer que um produtor de conferências lide com todas as comunicações dos bastidores com membros presentes da imprensa e com pessoal de produção, como operadores de câmaras, através de um grupo separado da TVU Partyline no mesmo evento. Além de garantir que o evento decorre sem problemas, usar um produtor de conferências alivia os apresentadores de lidar com a orquestração do evento e permite-lhes concentrarem-se em entregar a sua mensagem.
Em muitos casos, também é uma boa ideia gravar o evento em vídeo. Não só a organização de acolhimento pode enviar aos repórteres – tanto aqueles que o fizeram como não participaram — um link para os ajudar na sua reportagem, como o anfitrião também pode usar pedaços e peças do evento para outros fins, como um vídeo promocional.
Como aumentar a participação dos hóspedes
Talvez o primeiro passo para aumentar a participação dos hóspedes seja tranquilizar os membros da imprensa de que a tecnologia envolvida é simples de usar. Por outras palavras, não se me impede de fazerem o seu trabalho.
No dia do evento, os jornalistas devem ser instruídos a começar a registar cerca de 10 a 15 minutos antes do início da conferência de imprensa. Isto dá ao produtor do evento a oportunidade de recebê-los, assistir, o que pode ser útil para o apresentador, e instruir os jornalistas sobre como fazer uma pergunta.
Os jornalistas presentes no evento usam o ID da conferência que receberam no convite para fazer login nos seus computadores, smartphones ou tablets.
Quando o apresentador terminar, pode abrir a porta a perguntas. Durante a Q&A, os repórteres podem levantar uma mão virtual da sua tvu partyline para alertar o produtor de conferências que querem fazer uma pergunta.
O produtor pode construir uma fila de repórteres com perguntas e facilitar a interação inicial entre o repórter e a pessoa que dá a conferência de imprensa. Esta orquestração pode envolver dizer a um repórter em particular que ele ou ela é o próximo, anunciando o nome do repórter e da organização mediática quando é a sua vez e passar para o próximo repórter para repetir o processo.
A pandemia COVID-19 forçou os meios de comunicação a reavaliar muitos fluxos de trabalho há muito estabelecidos, uma vez que as organizações têm lutado para manter os seus padrões editoriais, apesar de terem de trabalhar remotamente. Nos últimos seis meses, as ferramentas de videoconferência surgiram como recursos vitais para ajudar os membros da comunicação social a fazer o seu trabalho. Ferramentas como a TVU Partyline e a TVU Producer,que oferecem funções não disponíveis a partir de alternativas ao consumidor, oferecem os resultados profissionais que os media esperam e a sua organização merece.
